Day019. 업무관리 툴

각 회사마다 업무관리 방식이 조금씩은 다를 것이다. 

 

대규모 프로젝트를 진행하는 경우, 

 

외부에서 원격으로 리모트 해야 되는 경우, 

 

소규모 마이크로 단위로 일해야 되는 경우 등등.

 

어떻게 일하느냐에 따라서 업무적 소통이 확연히 달라진다.

 

회사를 다니면서 괜찮았던 업무 방식을 소개하고자 한다. 

 

□ 일정 관리

 

  ○ 캘린더 : 외부 미팅, 행사, 마감

업무 캘린더를 통해서 중요 미팅이나. 마감 일정 들을 팀원들끼리 공유한다.

많은 기업들이 이부분은 서로의 일정을 확인해서 회의 미팅을 잡는다. 

이메일에 캘린더 일정을 첨부해서. 상대방에게 회의 장소와 시간을 알려줄 수 있다.

회의실예약이 아웃룩과 연동이 되어 있는 경우. 아웃룩 시스템으로 회의실을 예약해서

미팅을 요청할 수도 있다. 

<구글 캘린더>

  ○ 구글 독스 : 엑셀, 프로젝트 관리. 완료일, 작업일 수 체크

   엑셀로 일정표 양식을 짜서 각 프로젝트, 팀, 개인별 업무 일정 기간 체크를 많이 한다.

   - 세부적인 내용을 적기는 힘들다. 프로젝트 진행율을 확인하기에는 용이.

 

<간트차트>

□ 업무보고

  ○ 구글 독스 : 엑셀/워드,  업무보고양식

     - 주간업무, 월간업무보고

      * 프로젝트 별, 담당업무 내용을 취합해서 이번주, 차주 로 내용을 적는다.

      * 엑셀로 데이터를 누적관리 필요. 일주일, 월간 단위 기록. 일정 이슈 검색 활용에 용이.

 

□ 제안서

    ○ 한컴 스페이스 링크

       - 제안서는 한글로 많이 작업한다. 여러명이 편집하기 어려운데. 온라인 클라우드 서비스가 있다.

         기업용은 월 10,000원 내로 구독하여 사용 가능하다.

<한컴스페이스>

□ 정보 공유

  ○ 구글 독스 : 워드/엑셀, 클라우드 동시 편집

       - 워드로 내용 정리하고, 중요 이슈, 기간 마감, 링크 사항은 엑셀로 편집해서 공유 한다. 

 

<구글 워드>

 

□ 프로젝트 관리

  ○ 슬랙 링크

     채팅형 기반의 커뮤니케이션 협업툴. 개인 이메일 가입은 일정 기능 무료 사용가능하지만. 기업용 이메일 가입은 월 비용 결제.

     - 채널설정 가능 (프로젝트별 관리, 참여자 개별 초대)

     - 기록 저장 남음( 새로 초대받은 사람이 이전 대화내용, 문서 확인 가능)

     - 외부 API 연동이 가능하고 커스터마이징이 가능하다.

 

 

  ○ 행아웃 (G-Suit) 기업용 링크

      구글 기업용을 쓰는 기업이라면. 슬랙의 유사한 기능을 사용 가능하다.  

      - 채널 설정 가능 (프로젝트별 관리. 참여 인원별 초대 가능)

      - 기록 저장 남음( 새로 초대받은 사람이 이전 대화내용, 문서 확인 가능)

      - 채팅방 업로드 파일 드라이브 저장.

 

<행아웃 채팅>

 

  ○ 팀즈 (MS) 링크

   MS OFFICE 와 원드라이브 활용 장점이 있다.

   대화형 협업툴이고. 채팅기반이다.

<팀즈>

□ 자료 저장

  ○ 구글 드라이브

       - 업무 문서를 관리한다. 

         프로젝트별 폴더를 관리한다. 

         엑셀로 간단히 명시해 주고 링크로 이동할 수 있게 한다. 

          파일 형상관리. 같은 파일을 덮어쓰기하고 예전 파일 자료를 되살리고 싶을때 복원이 가능하다.

 

   ○ 원드라이브 링크

       마이크로소프트 클라우드 저장 서비스.

       온라인 오피스365를 정기 결제하는 기업이 많기에 1Tera 의 저장공간을 관리할 수 있다. 

       파일 형상관리가 가능하다. 예전 덮어쓴 파일 기록을 되살릴 수 있다.

       온라인 워드.엑셀.파워포인트의 경우 동시 편집이 가능하다.

 

□ 문서 위키

  ○ 오피스365 링크

     오피스 365를 쓰면 원드라이브에서 온라인 워드 편집이 가능하다. 여러명이 다중 편집하기 용이하다.

     구글 워드.엑셀.파워포인트를 사용한 사람이라면 그 장점을 십분 활용할 수 있다. 

     그리고 맥에서 워드/파워포인트/엑셀을 다운로드 받아 사용 가능하다.

 

<오피스 365>

○ 노션 링크

     온라인으로 문서 정리용으로 활용된다.

     온라인으로 업무 매뉴얼을 배포하여 사용해야 되는 경우.

     개인 업무 내용을 일목요연하게 정리하고 싶은 사람들에게 유용하다. 

     템플릿 기능이 있어 유사한 내용은 복사 붙여넣기로 재사용 가능한 장점이 있다.

      - 템플릿 활용

      - 마크업 

 

<노션>

 

□ 개인업무기록

  ○ 에버노트 링크

      온라인, 모바일, PC 다중 멀티 스크린으로 메모 기록이 가능하다.

      녹음도 가능하여 회의록이나 미팅용으로 많이 활용된다. 최대 장점은 웹 스크롤 기능이 있어서 크롬 브라우저 확장 프로그램로 웹 페이지를 크롤링하여 저장할 수 있다.  무료는 용량이 작아서 메모기록 정도이고 월결제를 하면 대용량 파일을 저장할 수 있다.

      - 웹 스크랩

      - 문서 편집 기능

 

<에버노트>

  ○ 원노트 링크

     오피스365, 원드라이브를 사용하는 기업이라면 원노트를 활용하여 업무 내용을 공유하여도 좋다.

     - 섹션별 관리가 가능하다. (섹센으로 카테고리 분류) 

 

<원노트>

 

□ 화상회의

  ○ 줌 링크

     비대면 화상 미팅을 최근에 많이 하고 있다. 줌은 1:1은 무료이고 1:다 는 40분까지 무료 사용가능하고 종료된다. 

다시 접속해서 사용하거나 유료 결제로 연장사용 가능하다. 최대 100명까지 참여할 수 있다.

     - 서비스를 가입하지 않고도 링크를 통해 화상채팅 가능하다. 

     - 개인 화면 공유, 화이트보드 공유 기능

<줌 화상>

○ 구르미 링크

   링크로 초청해서 PC, 모바일 화상이 가능하다. 1:1 최대 40분까지 무료이다. 화이트보드, 파일 전송 가능하다. 

구르미

  

 

○ 행아웃 미팅 링크

     구글에서 만든 화상 미팅 서비스이다. 초대 링크를 접속해서 화상미팅이 진행된다. (무료)

   

<행아웃 미팅>

  ○ 스카이프 링크

      초창기 화상 프로그램이다. MS 에서 인수해서 서비스하고 있다.

      스카이프 어플리케이션을 통해서 서비스 이용 가능하다. 전화번호기반이고 월 결제 비용이 있다.