Day038. 업무커뮤니케이션

일을 하면서 연차가 쌓이면 경험이 늘어나고 상황적인 대처 능력들이 발휘된다.

 

실수를 줄여나가면서 일의 효율을 높여 나갈 수 있다.

 

반면 연차가 쌓여도 쉽게 해결되지 않는 문제들이 있다. 

 

팀으로 일을 하면서, 또는 프로젝트 일을 하면서 생기는 커뮤니케이션 갈등이다. 

 

| 업무 커뮤니케이션이 중요한 이유

 

수많은 회의를 통해 업무 역할과 이해관계 갈등이 해결되야 일의 진척이 수월해 지고 

생산성이 높아진다.

 

그렇지 않으면 중요하지 않은 일들의 업무가 큰 비중을 두게 되고. 다른 순차적인 일들이 미뤄지게 된다. 

업무 효율성이 급격하게 떨어지게 된다.

 

이런 부분들을 방지하기 위해서는 어떻게 해야 될까?

 

| SOS 신호를 인지하라

보고의 체계가 중요하다. 업무가 과하게 생기는 경우는 담당자와 리더의 소통 부재가 크다. 

 

일을 해결하고 나서하는 보고는 보고가 아니다. 내가 아닌 다른 사람과 같이 나눌 수 있는 시점에서 선택적 판단이 중요하다.

 

하지만 이런 일들은 어느 정도 과업이 과중되어서 리더에게 보고가 많이 된다.

 

그러면 리더는 이렇게 말한다. 

 

리더 : "왜 일이 발생되고 나서 이야기 하는거야?"

 

담당자 : "업무 보고를 하지만 다들 심각성을 모르잖아요. 저 혼자 다 감당하고 있어요."

 

나름 열심히 일했지만. 그 열심히 일한것이 조직의 관점에서 생산성 낭비, 즉 비효율적이다라고 이야기 한다.

 

누구의 잘못을 탓하기 전에. 그런 상황에서는 사태의 심각성과 문제 해결을 원활히 이끌 커뮤니케이션 방법이 필요하다.

 

그래서 상시적인 피드백 창구가 있어야 한다. 진행사항을 매번 보고 받을 수는 없기에.

 

업무가 밀리기 시작하는 지점에서 SOS 요청을 해야 된다. 

 

| 한잔의 티타임

말하기 힘들다는 것은. 상황적으로 판단해서 처리할 수 있다는 과욕과

 

내가 해결하지 못하면, 일을 잘 못하는 게 아닌가 라는 외부 시선으로 무리하게 진행 되는 경우가 많다.

 

이런 부분은 중간 관리자 또는 같이 일하는 동료가 수시로 체크를 해주어야 한다. 

 

업무 외적인 티타임을 가지면서 서로의 힘든 점을 공유하고 나누는 시간을 만들어라. 

 

"진행사항들 공유가 잘 안되는 것 같아서, 서로 놓치고 있는 것들 이야기 해보자?"

"요즘 많이 바빠 보이는데,  각자 힘들어 하는 것들 편하게 이야기 해줘?"

 

| 진실은 이야기 하지 않는다

보고가 제대로 이루어 지지 않은 이유는. 여러가지가 있겠지만. 기업 분위기, 업무 환경이 중요하다. 

 

* 리더가 팀내 속해 있지 않고 밖에 영업이나 서류 상으로 확인만 하는 경우에는 내부 상황을 잘 모른다.

* 상시 보고는 하지만 중요한 이슈를 심각하게 생각하게 생각하지 않느다.

* 중간 관리자의 부재로 보고가 리더에게 까지 잘 전달 되지 않고 내부에서 공유만 된다.

 

보고 체계만 많을수록 과업만 쌓인다.

보고는 간결하면서도 중요한 이슈 사항이 제대로 전달 되어야 한다. 

 

사람들은 심각한 상황이나. 위험 신호가 있음을 제대로 인지 못하는 경우가 많다. 

 

잘못을 탓하기 전에 , 제 3자의 입장에서 이야기를 들어주는 경청 분위기가 중요하다. 

 

 

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몇가지 상황을 제시하면서 이야기를 풀어가 보고자 한다.  

 

문제환경 : 하나의 사업 일을 팀원들이 분배하여 담당을 하지만, 부수적인 일이 동시에 진행이 되는 경우 

- 외부 업무대응 : 문의 전화, 이메일 회신

- 행정지원 : 문서 작업

- 리서치 : 사전 조사

- 제안작업 : 보고서 작성

 

상황발생 : 각자의 업무 범위에 맞춰 일을 진행하더라도. 이런 일들이 빈번이 생기면 일의 흐림이 끊기고 본인의 주 일의 진척이 더디게 된다.

 

SOS 소통상황 : 이런 일로 인해 일이 밀리게 되면 어떻게 팀내에서 소통할까?

 

업무커뮤니케이션 : 판단할 수 있는 여지가 있는지. 이미 많이 진행이 된 시점이라면 어떻게 조율할 수 있는지를 같이 들어주고 고민해 준다.

 

소통 채널 제시

 

- 해결제시 A : 명확한 소통채널을 도입한다. 발생 되는 이슈를 일지로 공유하고 업무 롤 조율을 요청한다. 업무의 우선순위를 정해주거나. 불필요한 일들은 차루로 미룬다.

 

- 해결제시 B : SOS신호를 요청할 수 있는 환경을 제시한다. 주담임/부담임으로 역할을 보조할 수 있는 페어링을 만들고 일이 몰리는 경우 서로 상황을 상호 체킹하고 전체 팀 협력으로 시간을 책정해서 분담 요청한다.